Ведение кадрового делопроизводства в организации

Правила ведения кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство в организации включает в себя комплекс процессов, связанных с документальным оформлением трудовых отношений.  Во-первых, это создание внутренних трудовых документов, а во-вторых, ведение кадрового учета на каждой стадии оформления персонала.  

Кадровый учет выполняет важные функции в организации:

• фиксирует каждую стадию трудовых отношений таким образом, чтобы предотвратить нарушение законодательства

• позволяет оценить потребность организации в сотрудниках

• обеспечивает корректную систему оплаты труда

• дает возможность собрать актуальную информацию о персонале работодателю

• помогает оценить потребность работников в развитии и подобрать необходимую программу обучения

• готовит документы для контролирующих органов, например государственной инспекции труда (ГИТ), подтверждающие соблюдение компанией трудовых норм.

Правильно выстроенная система кадрового делопроизводства в организации помогает государственным органам получать сведения для начисления страховых взносов и пенсий, ведения воинского учета и др.  

За нарушение трудовых норм предусмотрены значительные штрафы и ответственность как административная, так и уголовная. Например, за отсутствие трудового договора штраф от ГИТ может составить 100 тыс. рублей для юридического лица и 10 тыс. рублей для индивидуального предпринимателя.  А за нарушения, связанные с «серыми» схемами выплаты заработной платы штрафы могут достигать 500 тыс. рублей или наказание до 2 лет лишения свободы.  

Поэтому для организации грамотного кадрового документооборота необходимо знать основы делопроизводства и следовать требованиям Трудового Кодекса РФ, а также некоторыми нормативными актами.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство не потребуется лишь индивидуальным предпринимателям без наемных сотрудников.  В небольших организациях с кадровым документооборотом (КДП) справится бухгалтер или руководитель, а для компаний с многочисленным персоналом потребуется наличие отдела кадров и назначение ответственных специалистов по кадровому делопроизводству.  

По количеству таких сотрудников есть рекомендации для предприятий:

- менее 100 сотрудников – 1 специалист по кадрам,

- от 100 до 500 сотрудников - 3-4 специалиста,

- более 500 сотрудников – 7-10 специалистов.

Кадровому делопроизводителю необходимо обучение основам КДП, чтобы знать, какие документы требуется составить, сколько их хранить, чья подпись необходима в документах, как документы правильно уничтожить, какие документы можно будет использовать при проверках трудовой инспекции или как доказательство в суде в случае спорных ситуаций с сотрудниками.  Также потребуется знание основ делопроизводства, архивного дела, особенностей работы с персональными данными, принципов работы с информационными системами и базами данных.

С чего начать кадровое делопроизводство в новой организации

Трудовой кодекс определяет перечень кадровых документов, которые обязательны для каждой компании и чаще всего запрашиваются проверяющими органами.
В этот список входят:

- трудовая книжка;

- приказ о приеме на работу;

- штатное расписание;

- распоряжение о предоставлении отпуска;

- положение о персональных данных и согласия на их обработку и распространение;

- личная карточка сотрудника;

- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;

- положения о премировании;

- приказ об увольнении;

- приказ на командировку;

- направление на медицинский осмотр;

- договор о переводе сотрудника на другую должность;

- положения об охране труда и журналы, связанные с охраной труда.

Эти документы являются необходимыми для нормального функционирования любой организации.

Для того чтобы начать кадровое делопроизводство в новой организации необходимо составить: список требуемых документов и разработать форму для них, 

инструкцию по делопроизводству, 

проверить правильность ранее составленных трудовых документов, сверить правильность наименования компании с выпиской из ЕГРЮЛ и Уставом.  

Составьте три списка - того, что отсутствует и потребуется разработать, что можно будет исправить и того, что нужно будет полностью переоформить.

Список основных нормативно-правовых актов по кадровому делу

1. Правила использования унифицированных форм документов: 

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

2. Общие требования к оформлению документации:

"ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утверждены Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)

3. Правила хранения документов:

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ,

              Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих            архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)

4. Воинский учет сотрудников:

Положение о воинском учёте (ПП РФ № 719 от 27.11.2006)

Инструкция по воинскому учёту (Приказ Минобороны № 700 от 22.11.2021)

Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях (утверждены Минобороны 11.07.2017)

Внедрение электронного кадрового документооборота

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой совокупность процессов создания, использования, подписания и хранения документов, связанных с трудовой деятельностью, работодателем, сотрудниками или кандидатами на должность, в электронном формате без необходимости их дублирования на бумаге. 

Внедрение КЭДО на предприятии позволяет значительно упростить управленческие процессы и сократить временные затраты на обработку документов. Все этапы взаимодействия с сотрудниками, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением, становятся прозрачными и легкодоступными. Использование электронных подписей повышает безопасность и подлинность документов, что, в свою очередь, снижает риски мошенничества и утраты данных. Все операции по созданию, редактированию и хранению документов могут проводиться в единой системе, что минимизирует вероятность ошибок и дублирования информации.

Важным аспектом успешного внедрения КЭДО является обучение сотрудников. Наличие четких инструкций и регламентов помогает работникам быстрее адаптироваться к новым технологиям и задачам. Проведение регулярных тренингов и консультаций обеспечит высокую степень вовлеченности и понимания всех процессов, связанных с электронным документооборотом. 

Таким образом, КЭДО становится не только инструментом повышения эффективности работы организаций, но и важным шагом к современным подходам к управлению трудовыми ресурсами.

Каждая организация самостоятельно определяет какую систему электронного документооборота использовать. Популярными на рынке системами на сегодня стали такие как СБИС, EmpleDocs, Directum HR Pro, Контур КЭДО и др.

Чтобы внедрить электронный документооборот на предприятии, требуется издать соответствующий приказ или распоряжение.  Укажите в документе с какого дня начинается работа с КЭДО, какие сроки потребуются для обучения сотрудников, перечислите персонал, у которого будет доступ к системе. С приказом необходимо ознакомить всех задействованных в процессах сотрудников.

Курсы кадрового делопроизводства дистанционно

Вы можете обучиться кадровому делу и получить востребованную специальность дистанционно в Институте профессиональных квалификаций. Программу можно подобрать подходящую вашим профессиональным задачам, для этого достаточно иметь любое среднее специальное или высшее образование.  Институт предлагает не только варианты с обучением дистанционно кадровому делу с нуля по программе профессиональной переподготовки, но и повышение квалификации для специалистов с опытом, которым требуется обновить знания для соответствия профстандартам.  

Институт предлагает также программы повышения квалификации по направлениям: Защита персональных данных и Актуальные изменения в трудовом законодательстве РФ. Обучение позволит избегать в работе основных ошибок и штрафов, применять лучшие практики экспертов в кадровых вопросах.

Преимущество онлайн обучения - возможность повысить квалификацию или получить новую профессию, совмещая учебу с работой по удобному графику.  Образовательная платформа отличается простотой в использовании, все задания выполняются онлайн, учебные модули завершаются итоговой аттестацией в виде теста. Учебные материалы доступны в любое время с удобного вам устройства. Персональный куратор подключается к вам сразу после подачи заявки на обучение и сопровождает до успешной сдачи итоговой аттестации и готов помочь в решении любых вопросов.  Программа обучения содержит полезные шаблоны кадровых документов, инструкции и чек-листы для специалистов по кадровому делопроизводству.

Институт Профессиональных Квалификаций обладает государственной лицензией на образовательную деятельность, программы разработаны в соответствии с принятым профстандартам.  Выдаваемые по окончании обучения документы дают право на ведение профессиональной деятельности в сфере документационного обеспечения, работы с персоналом и признаются на всей территории РФ.

По окончании программы слушатели получают дипломы о профессиональной переподготовке или удостоверения о повышении квалификации, в зависимости от программы обучения, которые соответствуют всем государственным стандартам. Документы об обучении вносятся в государственный регистр ФИС ФРДО и отправляются бесплатно в любой регион России по почте.